En lugar de agregar usuarios manualmente uno por uno, los administradores pueden agregar varios usuarios mediante una importación masiva. Para ello, se crea un archivo CSV (valores separados por comas) con los datos del usuario. Además de los datos de usuario básicos, como dirección de correo electrónico y número de teléfono, se pueden establecer roles de usuario, definir los privilegios de un agente y agregar usuarios a una organización. Se puede usar la importación masiva para agregar nuevos usuarios o para actualizar los existentes. La importación masiva a través de un archivo CSV solo funciona para los usuarios y roles de Support.
Es necesario ser administrador para hacer una importación masiva de usuarios y organizaciones.
Limitaciones de la importación masiva de usuarios y organizaciones
Es posible importar un conjunto de datos básico sobre usuarios y organizaciones. Por ejemplo, mediante la importación masiva se pueden importar los datos que se describen en la tabla a continuación; sin embargo, no se pueden importar zonas horarias, fotos, preferencias de idioma, etc. Para importar los datos que no aparecen en la tabla a continuación, se debe usar la API de REST de Zendesk en su lugar. ConsulteImporting users with the Zendesk APIoImporting organizations with the Zendesk API.
- El archivo de datos CSV de importación debe contener un máximo de 2000 filas de datos (una fila para el encabezado y el resto para los datos de los usuarios o las organizaciones). Si se importan más, podría haber problemas.
- Solo se puede importar un archivo CSV de 2000 filas de datos o menos a la vez. Por lo tanto, si desea importar más de 1999 usuarios u organizaciones, deberá crear archivos separados para cada lote e importarlos uno tras otro. Es posible tener hasta dos lotes en la cola y ejecutarlos en segundo plano. Si desea importar más de dos lotes, tendrá que esperar hasta que finalice la importación de los primeros lotes antes de agregar más.
- La importación masiva no se puede usar para importar información de contacto de las cuentas de usuarios finales de Facebook o Twitter. Para hacer ese tipo de importación es necesario usar la API de REST de Zendesk. ConsulteImporting users with the Zendesk API.
Crear archivo CSV de datos de usuario
Cuando se crea una lista de usuarios para importar, la lista probablemente se genere desde algún otro sistema de administración de usuarios, como una base de datos de empleados. La mayoría de estos sistemas tienen alguna herramienta para crear un archivo CSV de exportación. Si tiene que crear la lista desde cero puede usar un programa como Microsoft Excel o bien OpenOffice.org Calc.
- El archivo debe tener el formato CSV correcto y estar guardado con la codificación de caracteres UTF-8.
- La primera fila del archivo CSV es la fila de encabezado y tiene que incluirse en el archivo.
- La fila de encabezado debe incluir todos los campos requeridos que se indican en la tabla a continuación, además de cualquier otro campo de la tabla que se desee incluir.
- Los campos incluidos deben aparecer en la fila de encabezado en el orden que se sigue en la lista a continuación.
- Si no desea importar datos para un campo, no lo incluya en la fila de encabezado.
- Las columnas de datos vacías en el archivo sobrescribirán la mayoría de los datos existentes para ese usuario. Si desea ver las excepciones, consulteActualizar datos de perfil del usuario existente.
- Para agregar saltos de línea a las notas o campos personalizados de varias líneas, presione ALT+INTRO en Windows o CTRL+OPCIÓN+RETORNO en Mac.
La tabla siguiente muestra una lista de los campos que se pueden incluir en el archivo. Los campos name, email y restriction son todos obligatorios cuando se importan usuarios nuevos. Al actualizar a los usuarios existentes a través de una importación masiva, solo se necesita un identificador único (como una dirección de correo electrónico o una ID externa).
| Campo | Descripción |
|---|---|
| name | Necesario para importar usuarios nuevos. Nombre completo del usuario. |
| Necesario para importar usuarios nuevos. Dirección de correo electrónico completa del usuario (unusuario@micompañía.com). Los usuarios finales pueden tener más de una dirección de correo electrónico. ConsulteAsignar瓦利亚斯direcciones de correo electronicoun usuario. | |
| external_id | Si se usa una ID que no sea la dirección de correo electrónico del usuario (como una ID de empleado o un número de referencia de cliente), se puede incluir aquí. Las ID externas deben ser únicas para cada usuario, de lo contrario se sobrescribirán los datos. Si no se activa¿Incluir ID externa en archivo de salida de CSV?, las ID externas se excluyen del archivo de resultados de la importación a CSV (consulteImportar archivo CSV de datos de usuario).
Nota:Si se importan usuarios con el campo external_id como su único identificador (lo que quiere decir que no se incluyen también las direcciones de correo electrónico), de todos modos se tendrá que incluir el campo de correo electrónico en el archivo CSV, sin ningún dato. Por ejemplo:
|
| details | Información detallada sobre este usuario, p. ej., una dirección. Solo los integrantes del equipo pueden ver esta información, no los usuarios finales. |
| notes | Notas relacionadas con este usuario. Solo los integrantes del equipo pueden ver las notas, no los usuarios finales. |
| phone | Los números de teléfono del usuario. Los números de teléfono únicos se agregan como líneas directas. Los números de teléfono que ya existen se agregan como líneas secundarias.Para poder funcionar con Talk, los números de teléfono deben tener el formato internacional estándarE.164. |
| shared_phone_number | Si se trata de un número de teléfono compartido, se debe establecer en “verdadero”. No se puede usar un número de teléfono compartido como unaidentidad de usuario. |
| role | Distingue entre mayúsculas y minúsculas: "End-user", "Agent", o "Admin". Si no se establece un rol, el usuario se agrega como Usuario final. |
| restriction | Necesario para importar usuarios nuevoscuando el rol de usuario se establece en "Agente".Los valores "organization" y "requested" se pueden asignar cuando el rol de usuario se establece en "Usuario final". Este campo establece los privilegios del integrante del equipo o del usuario final, los tickets a los que tienen acceso, etc.
Puede ingresar uno de los siguientes valores:
En la versión Enterprise de Zendesk Support, también se puede usar el campo restriction para asignar roles predefinidos o personalizados a los usuarios agentes. ConsulteAsignar un agente a un rol de agente de Enterprisea continuación. |
| organization | 数量de la organizacion la是se agregara elusuario. La organización ya debe existir o no funcionará la importación. En los planes Professional y Enterprise, es posible agregar un usuario a varias organizaciones separando los nombres de las organizaciones con una barra vertical (consulteImportar usuarios a varias organizaciones). |
| tags | Si está activado el etiquetado de usuarios y organizaciones para Zendesk Support (consulteAdición de etiquetas a usuarios y organizaciones), puede agregar etiquetas de usuario. Separe cada etiqueta con una coma. |
| brand | Si la cuenta tiene varias marcas, se puede especificar el subdominio de una marca. El subdominio de la marca que se especifique determina la marca del correo electrónico de bienvenida que se envía al usuario, siempre y cuando la marca esté activa y tenga un Centro de ayuda activado. Si el subdominio de la marca especificada no está activo, no tiene un Centro de ayuda activado, o no existe, la columna se ignora y el correo electrónico de bienvenida se envía usando la marca predeterminada. Especifique el nombre del subdominio de la marca únicamente. Por ejemplo, usemidominioy nomidominio.zendesk.com. |
| custom_fields. |
Cuando se realiza una importación masiva de usuarios, se puede importar un campo de usuario personalizado especificando el prefijocustom_fields.y la clave de campo. Por ejemplo, para la clave de camposubscription_date, utilice lo siguiente para establecer los valores importados para este campo. custom_fields.subscription_date Observe que las claves de campos personalizados distinguen entre mayúsculas y minúsculas y deben escribirse en minúsculas. Si está importando información en una casilla de verificación, ingrese "verdadero" para marcarla o "falso" para dejarla sin marcar. Para establecer el valor de las opciones de la lista desplegable, utilice la etiqueta que agregó cuando creó la lista desplegable. En los campos de fecha personalizados, utilice el formato AA/MM/DD o AAAA-MM-DD.
Para ubicar la clave para un campo de usuario personalizado:
Si una clave de campo no tiene el formato correcto, la importación fallará y se recibirá un informe de error que indica los registros que no se pudieron guardar.
Nota:Si el campo de usuario personalizado que está importando es uncampo de relación de búsqueda, ingrese la ID del objeto relacionado como el valor para este campo. Por ejemplo, para una organización, ingrese la ID de la organización; para un usuario, ingrese la ID del usuario. Para buscar la ID de una organización o de un usuario, puedeexportar los datos de su cuentao usar laAPI de organizacioneso laAPI de usuarios. |
Una nota sobre el mensaje de bienvenida que se envía a los usuarios durante una importación masiva
Si se agregan nuevos usuarios a través de una importación masiva, cada usuario recibe el mensaje de bienvenida por correo electrónico, si Guide está activado. El correo electrónico de bienvenida contiene un vínculo para que el usuario verifique su dirección de correo electrónico; a través de dicho vínculo los usuarios pueden seleccionar una contraseña y luego iniciar sesión.
Puede cambiar la configuración del correo electrónico de bienvenida para evitar que sea enviado a todos estos usuarios.
Para evitar que el correo electrónico de bienvenida se envíe a los usuarios
- En elCentro de administración, haga clic en
Personasen la barra lateral y luego seleccioneConfiguración > Usuarios finales. - En la secciónCorreo de bienvenida al usuario, deseleccioneEnviar también un correo de verificación cuando un agente o administrador cree un usuario nuevo.
Nota:Esta opción no está disponible mientras no se active Guide. - Haga clic enGuardar pestaña.
Importar usuarios a varias organizaciones
Si tiene un plan Professional o Enterprise, puede agregar usuarios a varias organizaciones durante la importación masiva.
Organization1|Organization2|Organization3
El siguiente es un ejemplo de un archivo CSV para agregar un usuario a tres organizaciones distintas.
“名称”、“电子邮件”、“external_id”、“细节”,“笔记”、“phone","role","restriction","organization","tags" Enrico Venticello,"venticello@somecompany.com",,,,,,,Organization1|Organization2|Organization3,,Si se incluye una organización que no existe, la importación no funcionará.
La primera organización que aparece en orden alfabético se establece como la organización predeterminada del usuario. No es posible configurar una organización predeterminada distinta cuando se usa la importación de archivo CSV. La organización predeterminada de un usuario se puede ajustar manualmente o configurando elextremo de la API de Support Set Membership as Default.
Asignar un agente a un rol personalizado de Enterprise
En el plan Enterprise, es posible asignar roles personalizados a los agentes. Los roles personalizados con frecuencia se usan para dar a los agentes permisos adicionales o imponerles mayores restricciones.
Si hacreado sus propios roles personalizados para agentes, para asignar uno de estos roles a los usuarios durante una importación masiva, puede incluir el nombre del rol personalizado en elcampo de restricción. En el siguiente ejemplo de CSV, se le asigna un rol personalizado a un usuario:
“名称”、“电子邮件”、“external_id”、“细节”,“笔记”、“phone","role", "restriction","organization","tags" Enrico Venticello,"venticello@somecompany.com",,,,,"agent","Help Desk Mastermind",,En el ejemplo anterior, al usuario (Enrico Venticello) se le asigna un rol general ("agente"), con los permisos adicionales asociados con un rol personalizado de agente ("Help Desk Mastermind").
Observe que ya tiene que haber creado el rol personalizado en Zendesk Support antes de poder usarlo en el archivo CSV. Si por error utiliza un nombre de rol que no existe en Support, el rol del agente cambia de manera predeterminada a agente Light. A continuación puede cambiar manualmente el rol del agente en su perfil de usuario.
Además, la importación no distingue entre mayúsculas y minúsculas. En el siguiente ejemplo los dos nombres de roles personalizados le asignan el mismo rol al agente: "Cerebro de su cuenta de Zendesk" y "cerebro de su cuenta de Zendesk".
Asignar varias direcciones de correo electrónico y números de teléfono a un usuario
En el archivo de carga, asigne la misma ID externa (y todos los campos de usuario que desea importar, por ejemplo, rol) a más de una dirección de correo electrónico o número de teléfono, como se muestra en la imagen de arriba. Todos los mensajes de correo electrónico o las llamadas asociados con la misma ID externa serán enviados al usuario asociado con esa ID.
Tenga en cuenta que cuando la dirección de correo electrónico coincide con un usuario existente y no hay discrepancias en la ID externa o el número de teléfono, ese usuario es actualizado con el correo electrónico secundario o el nuevo número de teléfono. Sin embargo, si cualquier ID externa, dirección de correo electrónico o número de teléfono coincide con más de un usuario existente, se rechazará esa fila.
Importar archivo CSV de datos de usuario
Puede importar nuevos usuarios o actualizar la información de usuarios existentes.
- En elCentro de administración, haga clic enPersonasen la barra lateral y luego seleccioneAcciones masivas > Importar usuarios.
- Elija el tipo de importación que desee:
Crear nuevos usuarios: esta opción está seleccionada de manera predeterminada y no se puede desactivar. Esto se debe a que siempre se crearán todos los usuarios que estén incluidos en los datos importados, pero no en Zendesk.
Actualizar usuarios existentes: puede seleccionar este tipo de importación para reemplazar los datos existentes de los usuarios incluidos en el archivo CSV. Solo es necesario incluir en el archivo los campos que se desean actualizar. Si hay columnas de datos vacías, se sobrescribirán los datos existentes para ese usuario. Si desea ver las excepciones, consulteActualizar datos de perfil del usuario existente.
Nota:La opción¿Enviar una notificación por correo electrónico a los usuarios si cambia su contraseña?no está disponible actualmente.
- (Opcional) Seleccione¿Incluir ID externa en archivo de salida de CSV?
Una vez finalizado el proceso de importación, recibirá una notificación por correo electrónico que incluye un vínculo a unarchivo de resultados de la importacióna CSV. Puede usar el vínculo para descargar el archivo y ver los resultados de la importación.
El archivo muestra el estado de los datos de usuario que se intentó importar (Creado, Actualizado, Omitido). Incluye la dirección de correo electrónico o una ID externa para cada usuario que se crea o actualiza, en función del contenido del archivo importado y si¿Incluir ID externa en archivo de salida de CSV?estaba activada.
Si no se activa¿Incluir ID externa en archivo de salida de CSV?, las ID externas se excluyen del archivo de resultados de la importación a CSV. Las ID externas son identificadores adicionales como un número de empleado, un número de referencia de cliente o una ID de usuario de otro sistema. Un usuario solo puede tener una ID externa única. Es un atributo opcional para los usuarios.
- Haga clic enElegir archivoo en el vínculoPermitirme más bien pegar datos.
- Haga clic enImportar.
Cuando finaliza el proceso de importación, la importación se agrega a la cola y los usuarios se agregan a Zendesk Support. ConsulteLimitaciones de importación masiva de usuarios y organizaciones. Recibirá un correo electrónico cuando finalice la importación.
Actualizar datos de perfil del usuario existente
艾尔做una importacion masiva, se含量actualizar los usuarios existentes, lo que permite actualizar los datos del perfil de los usuarios que ya se han agregado. Tenga en cuenta, sin embargo, que algunos de los datos sereemplazany algunos solo seanexana los datos existentes.
Los siguientes datos del usuario se reemplazan:
- name
- external_idNota:Las ID externas deben ser únicas para cada usuario.
- role
- restriction
- organization
- Campos personalizados
Los siguientes datos del usuario se anexan (se agregan a los datos existentes):
- details
- notes
- tags
- phone (agregado como número de teléfono secundario)
- email (agregado como dirección de correo electrónico secundaria)
2 Comentarios
Buenas noches, tengo una semana tratando de implementar la api de Zendesk, ya cuanto con toda las herramientas instaladas, tengo que hacer una importación masiva de usuarios y tickets pero no he podido encontrar un ejemplo claro que funcione en el método POST.
Deberías poder hacer el importe masivo usando las siguientes APIs:
Create Many Users
Create Many Tickets
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