Vous pouvez organiser le contenu de votre base de connaissances en catégories et sections et gérer l’ordre de ces catégories et sections.
Vous devez être un administrateur Guide pour ajouter et modifier des sections et des catégories.
Cet article aborde les sujets suivants :
- Ajout d’une catégorie à votre base de connaissances
- Ajout d’une section à votre base de connaissances
- Modification de catégories ou de sections
- Suppression de catégories et de sections
- Utilisation des brouillons de catégories et de sections
Articles connexes :
Ajout d’une catégorie à votre base de connaissances
Les catégories sont les conteneurs de premier niveau du centre d’aide. Les catégories contiennent des sections. Le centre d’aide doit comprendre au moins une catégorie. Si vous n’avez qu’une catégorie dans votre centre d’aide, les utilisateurs finaux ne la voient pas, ils voient uniquement les sections de votre centre d’aide.
Pour en savoir plus, consultezÀ propos de la structure de base du centre d’aide.
Pour ajouter une catégorie
- Dans votre centre d’aide ou dans Guide Admin, cliquez surAjouterdans la barre de menus supérieure, puis sélectionnezCatégorie.
- Saisissez unnomet unedescription(facultative) pour votre catégorie.
- (企业唯一的版本)中la barre latérale, si vous avezplusieurs modèles de catégoriedans votre thème actif, cliquez sur le menuModèle, puis sélectionnez-en un.
Si vous ne sélectionnez pas d’autre modèle, c’est le modèle de catégorie par défaut qui est appliqué.
- Dans la barre latérale, vérifiez que la bonnelangue d’origineest sélectionnée.
- Cliquez surAjouter.
La catégorie est créée. Si vous n’avez qu’une catégorie, les utilisateurs finaux ne la voient pas, ils voient uniquement les sections de votre centre d’aide.
Conseil :pour savoir comment afficher une section dans plusieurs catégories, consultezAffichage d’un article ou d’une section dans plusieurs sections ou catégoriesdans les notes techniques de Support.
Ajout d’une section à votre base de connaissances
Les sections contiennent des articles connexes. Pour ajouter une section, vous devez avoir au moins une catégorie servant de conteneur, sauf avec les éditions Enterprise. Avec les éditions Enterprise, les sections peuvent aussi contenir des sous-sections et une section peut donc être une catégorie enfant d’une section, alors qu’avec les autres éditions, chaque section doit être l’enfant d’une catégorie.
Les permissions de consultation et de gestion des articles dans une section sont configurées au niveau de l’article, et non au niveau de la section.
Si la visibilité de tous les articles d’une section est configurée sur interne (indisponible avec Suite Team), les utilisateurs finaux ne peuvent pas voir cette section, mais si un article d’une section interne est visible par les utilisateurs finaux, alors la section le devient aussi.
Pour ajouter une section
- Dans votre centre d’aide ou dans Guide Admin, cliquez surAjouterdans la barre de menus supérieure, puis sélectionnezSection.
- Saisissez unnomet unedescription(facultative) pour votre section.
- Vérifiez que la bonnelangue d’origineest sélectionnée si vous prenez plusieurs langues en charge (indisponible avec Suite Team).
- SousTrier les articles, sélectionnez une option pour indiquer comment vous voulez organiser les articles dans cette section.
Si vous choisissez de trier les articles manuellement, consultezModification manuelle de l’ordre des articles.
- SousHiérarchie, cliquez dans le champ, puis sélectionnez l’endroit où vous voulez que cette section s’affiche dans votre centre d’aide.
Si vous utilisez Suite Growth ou une version supérieure ou Guide Professional, vous devez sélectionner une catégorie comme parent pour cette section. Les sections ne peuvent pas contenir de sections.
Avec les éditions Enterprise, vous pouvez sélectionner une catégorie ou une section comme parent pour cette section. Vous pouvez imbriquer des sections dans des sections, avec un maximum de cinq niveaux de section et de 200 sections dans une section.
- (éditions Enterprise uniquement) Si vous avezplusieurs modèles de sectiondans votre thème actif, cliquez sur le menuModèle, puis sélectionnez-en un.
Si vous ne sélectionnez pas d’autre modèle, c’est le modèle de section par défaut qui est appliqué.
- Cliquez surAjouter.
La section est créée. Si vous n’avez qu’une catégorie, les utilisateurs finaux ne la voient pas, ils voient uniquement les sections de votre centre d’aide.
Conseil :pour savoir comment afficher une section dans plusieurs catégories, consultezAffichage d’un article ou d’une section dans plusieurs sections ou catégoriesdans les notes techniques de Support.
Modification de catégories ou de sections
Vous pouvez modifier les propriétés d’une catégorie ou section, notamment son titre et sa description.
Pour modifier une catégorie ou une section, effectuez l’une des opérations suivantes :
- Dans lecentre d’aide, allez à la catégorie ou section que vous souhaitez modifier, puis cliquez surModifier la section在横档de菜单师范学院。
- DansGuide Admin, cliquez sur l’icôneOrganiser le contenu(
) dans la barre latérale, puis atteignez la catégorie ou section à modifier. Cliquez sur le menu d’options à la fin du titre de la section, puis sélectionnezModifier la catégorieouModifier la section.
Suppression de catégories et de sections
Quand vous supprimez une catégorie, toutes les sections qu’elle contient sont également supprimées et tous les articles que contiennent les sections sont archivés.
Quand vous supprimez une section, tous les articles qu’elle contient sont archivés.
Pour supprimer une catégorie ou section
- Effectuez l’une des opérations suivantes pour supprimer une catégorie ou section :
- Dans lecentre d’aide, allez à la catégorie ou section que vous souhaitez supprimer, puis cliquez surModifier la section在横档de菜单师范学院。
- DansGuide Admin, cliquez sur l’icôneOrganiser le contenu() dans la barre latérale, puis atteignez la catégorie ou section à supprimer. Cliquez sur le menu d’options à la fin du titre de la section, puis sélectionnezModifier la catégorieouModifier la section.
- Dans lecentre d’aide, allez à la catégorie ou section que vous souhaitez supprimer, puis cliquez surModifier la section在横档de菜单师范学院。
- Cliquez surSupprimeren bas de la barre latérale.
- Confirmez que vous voulez supprimer la catégorie ou section.
Vous ne pouvez pas récupérer les catégories ou sections supprimées. Tous les articles contenus dans une section supprimée sont archivés. Vous pouvezrétablir les articles archivéset les placer dans une autre section.
Vous pouvez aussi supprimer une catégorie ou section en cliquant surArticles > Organiser les articles, puis sur le nom de la catégorie ou section à supprimer (pour voir toutes les sections d’une catégorie, vous devez la développer). À la page de modification, cliquez surSupprimeren bas de la barre latérale. Si la page de modification ne s’ouvre pas quand vous cliquez sur le nom de la catégorie ou de la section à partir de la page Organiser les articles, c’est qu’elle est bloquée par un bloqueur de fenêtre contextuelle.
Utilisation des brouillons de catégories et de sections
Les étapes à suivre pour faire d’une nouvelle catégorie ou section un brouillon sont légèrement différentes que celles que vous suivriez pour faire d’une catégorie existante un brouillon.
Pour marquer une nouvelle catégorie ou section comme brouillon
- Créez ou enregistrez une nouvelle section ou catégorie, comme décrit dansAjout d’une catégorie à votre base de connaissancesouAjout d’une section à votre base de connaissances.
La section ou catégorie est créée et reste ouverte pour modification.
- Cliquez sur l’optionMarquer comme brouillondans la barre latérale.
- Cliquez surMettre à jouren haut de la page.
Pour marquer une catégorie ou section existante comme brouillon
- Ouvrez la catégorie ou la section en mode de modification, comme expliqué dansModification de catégories ou de sections.
- Cliquez sur l’optionMarquer comme brouillondans la barre latérale.
- Cliquez surMettre à jouren haut de la page.
Les utilisateurs finaux ne peuvent pas voir les catégories et sections marquées comme brouillons et seuls les administrateurs Guide peuvent y accéder.
Pour voir si une catégorie ou une section est marquée comme brouillon
- Ouvrez la catégorie ou la section en mode de modification, comme expliqué dansModification de catégories ou de sections.
- Une catégorie ou une section en mode brouillonest signalée par le libelléBrouillonen haut de la page de modification :
- Unenouvelle section ajoutée à une catégorie en mode brouillonest signalée par une bannière en haut de la page :
Une fois la catégorie publiée, la section n’est plus en mode brouillon et la bannière est supprimée. Par contre, si la section est marquée comme brouillon manuellement, elle reste en mode brouillon jusqu’à suppression du marqueur.
- Une catégorie ou une section en mode brouillonest signalée par le libelléBrouillonen haut de la page de modification :
2 Commentaires
Bonjour, Y a t-il une limite au nombre de catégories qu'on peut créer svp ?
Le nombre maximum de catégories que vous pouvez créer est de 100.
Vous pouvez retrouver les différentes limites dans Guide dans notre articleLimites des produits Guide pour votre centre d’aide
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